Quer ser especialista em contas?

08/05/2020 | Maria Vieira | Artigos de Gestão Farmacêutica

Muito do nosso trabalho de há 10 anos a esta parte consiste em trabalhar de perto com a equipa de gestão da farmácia, analisar em profundidade os números do negócio e de facto fazer muitas contas. Notamos que este foi o maior e mais profundo impacto no dia a dia dos responsáveis de Farmácia nos últimos anos. Tiveram de tornar-se especialistas em contas.

Não estamos a dizer que antes não se fizessem cálculos, mas de uma forma geral, era algo que competia ao contabilista ou ao ROC e não necessariamente ao trabalho diário e com o detalhe que hoje dedicamos a esta área da farmácia.

Felizmente assistimos ao longo destes anos a um upgrade na forma como os vários sistemas informáticos existentes no mercado disponibilizam as informações de gestão permitindo aos Gestores tomar outro tipo de decisões quer em termos de compras de produtos, de IVA23 e de genéricos, como também em apostas e produtos âncora, não descurando o esforço de venda ao balcão desses mesmos produtos.

Os sistemas informáticos passaram assim de complexos a imprescindíveis para uma gestão correta da farmácia.

Input

Sendo uma aposta mais do que ganha, nenhum dos sistemas informáticos e programas existentes em farmácia funciona sem ter o correto input dos dados. E ainda existem dados que não são introduzidos da melhor maneira. Paralelamente, muitos destes programas dispõem de campos e de características que não são exploradas como deveriam ser.

Muitos permitem potenciar a criação de fichas de clientes, permitindo uma comunicação mais fluida que no atendimento, quer na realização de ações por parte da farmácia.

Outros sistemas estão preparados para serem criadas listas de objetivos por colaborador e consequente medição.

O grande desafio do input ou seja, de colocarmos dados no sistema é se os mesmos estão ou não corretos. Na introdução de dados, é necessário cuidado em não colocar dados errados principalmente no momento de entrada de encomendas, senão os dados que iremos retirar estão enganados.

Output

A informação que conseguimos retirar e analisar do programa informático. De facto, assistimos a uma necessidade crescente do output dos dados de gestão quer em termos de margem, rentabilidade, produtos mais vendidos na farmácia, stocks e validades bem como tantos outros.

Muitos gestores sentem-se assoberbados pela quantidade e complexidade de informação disponibilizada e tendem a perder-se um pouco, falhando na análise do mais necessário para tomar decisões.

Começamos sempre pela análise da faturação mensal e por subfamília, bem como por marca de aposta. No entanto, algumas farmácias não têm aumentado a faturação, mas melhorado em rentabilidade! A rentabilidade é outro dado fundamental que nos permite perceber se estamos a endereçar as melhores apostas em termos de compras

Claro que as margens são importantes, mas não devemos esquecer que alguns laboratórios dão bonificações trimestrais ou anuais. Esse valor é visto na contabilidade, mas não contabilizado nesta análise.

Depois há outros dados como a rotação de stock, inventário, prazos de validade que nos permitem perceber se estamos com boa rotação dos produtos.

É importante ainda consultar e aferir dados que refletem o esforço de venda ao balcão, tais como o valor médio de venda da farmácia e de cada um, bem como a margem média por atendimento e o numero médio de produtos dados em cada venda.

Comunicar

Sim, a informação é poder e quando estes dados são comunicados à equipa, ao contrário do que seria de esperar, torna a equipa mais focada em torno de um objetivo comum, percebem o que é esperado de cada um e acima de tudo como podem atingir outros patamares de performance.

Assim, mensalmente nunca se esqueça de comunicar alguns destes indicadores a todos, ou de os publicar no quadro da farmácia. Tornam-se o GPS da sua equipa e quando colocamos os dados corretos nesses equipamentos, torna-se muito difícil enganarmo-nos no caminho.

Por isso, torne-se um especialista em contas. Não só é mais fácil do que a análise de gestão que tinha anteriormente como sentirá um controlo maior do negócio e do caminho que está a trilhar com a sua equipa.

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